タスク管理の基本

はじめに

仕事もプライベートもタスク管理ができればより効率的に物事を進めることができます。反対にタスク管理がおろそかになると、時間ばかりを使って、目標に到達することができません。タスク管理の基本を押さえ、自分の生産性を上げる努力をしましょう。

タスクの集約
タスクの分割
タスクの整理
タスクの実施
タスクの棚卸

1. タスクの集約

todoリストをなるべく1か所に集めることです。できれば、仕事用のtodoリストとプライベートのtodoリストも1つにまとめましょう。仕事の予定を決める時についついプライベートのタスクをおろそかにしてしまいがちです。プライベートも目標をもってタスク化することで、やりたいけどなかなかできないことに、手を付けることができます。

todoリストをどこで管理するかは、自分に合ったやり方を探しましょう。また、同じ人でも、仕事の内容や役割、環境が変わってくると、最適な方法も変わってきます。色々なやり方を試してみて、自分に合ったやり方を見つけることをお勧めします。

例としては以下のようなものがあります。

ノートに手書きで管理する
タスク管理用のアプリケーションやクラウドサービスを使う
Excelなど使い慣れているツールを使う
エディタ（メモ帳）を使う

ではなぜ、todoがバラバラになってしまうのでしょうか。例えば、口頭で上司から指示を受けたとして、それはいったん手元のノートに書きこむことでしょう。資料のレビュー中に、資料に対する指摘以外に、〇〇さんにこれを聞いておいて、等タスクが発生すると、ついつい手元の資料に書き込んでしまうでしょう。メールで仕事の依頼があれば、いったん未読にしておいて、後日で対応することもあるでしょう。（もしくはtodoのようなフォルダへ移動する）チャットで依頼があれば、そのチャットツールでいったんマークを付けておいて、後日対応することもあるでしょう。チケット管理ツールで依頼があれば、そのチケット管理ツール上で残タスクを確認するようになるでしょう。

このように、バラバラの場所でtodoを管理すると、そもそも漏れますし、優先度の判断を誤ってしまう可能性があります。入口は様々ですが、自分のタスクはすべてここにある、という状態を作ることで、脳のリソースを記憶に使う必要がなくなり、生産性が上がります。

一番やってはいけないことは、todoリストを頭の中で管理することです。これは、短期間でもよくありません。脳は、そのtodoを覚えておくためにリソースを使います。自分で気づいていないだけで、生産性は確実に落ちていきます。

１か所に集める作業を終えると、さらに自分の脳の中にだけ存在するタスクがないか、もう一度洗い出してみましょう。関連する資料などを眺め、マインドマップなどで大きなプロジェクトの作業を整理しなおすことで、明確に見えていなかったタスクも見えてきます。

2. タスクの分割

目標や大きなタスクは、分割しましょう。例えば、〇〇の資料を作る（２週間かかる）、という大きなタスクを管理するのではなく、資料作成のための調査／１章の作成／中間レビュー／２章の作成／３章の作成・・・など、できれば４時間以内くらいの粒度で分割していきましょう。自分自身で、進捗が進んでいるのか、遅れているのか管理ができますし、他の人とタスクを共有したり分担したりする際にも、スムーズに行うことができます。この後出てくる、整理や棚卸にもつながってきます。

3. タスクの整理

todoを1か所にまとめ、分割を行ったら、以下の作業を行いましょう。

内容を理解する
所要時間を計算する数分/1時間/2時間/4時間/8時間以上等おおざっぱでいいです。
重要度、優先度を決める
期限を決める
次のアクションを決める
具体的にいつ実施するかを決める

いつ実施するか、については、先２週間くらいをめどに決めそれ以降のtodoは期限だけを決めましょう。優先度だけでタスクの順番を決めないようにしましょう。重要度の高いタスクの中でも、先にやっておいた方が自分や組織のためになることは多くあります。タスクを整理している時は客観的にタスクを判断できるので、重要度の高いタスクをきちんと期日を定めておきましょう。

数分ででき、かつ今すぐにできるタスクは、整理のタイミングでやっていまうのも、タスクを片付けるコツです。

4. タスクの実施

タスクを整理したら、整理した内容に従って、日々タスクの実施を進めていきます。この時、割り込みタスクが発生します。これは、1で定めたタスク管理ツールに必ず入れましょう。この時点では、明らかに優先度が高いタスク（その日にやるとか）以外は、整理をしません。割り込みタスクが発生するたびにタスクの整理をしていると、効率が悪くなってしまいます。割り込みタスクの整理は後述の棚卸で実施します。

タスク実施の手順ですが、朝、3で整理したタスク管理から、その日にやるタスクだけを抜き出して、その日のtodoリストを作ります。使用するツールにもよりますが、絞り込みなどうまく機能を使って、なるべく関係がないものが目に入らないようにしましょう。そして、今日それをやると決めたら、そのことに集中します。今日やることを決める時に、3で決めた所要時間をもとに組み立てます。普段の割り込みタスクや会議などの時間を考慮して、今日消化できそうなタスクの総量を計算します。

タスクを消化したら、消込を行います。タスクが終わらなかった場合、翌日に繰り越します。

5. タスクの棚卸

一番重要なのが、タスクの棚卸です。これをやらない人が非常に多いです。

かならず週１回、曜日と時間を決めて、棚卸をしましょう。棚卸では、全てのタスクに目を通します。基本的には、3の整理と同じことを行います。初めに整理したタイミングと棚卸のタイミングでは、状況が変化しているので、重要度や優先度、期日、次のアクションが変わってくることがあります。

また、毎週棚卸をしていると、なかなか進捗できないタスクが出てきます。そういったタスクは、タスクの分割が足りていないか、次のアクションが誤っているケースが多いです。次のアクションのハードルが高いものは、実行に移しやすいアクションに変えてあげる必要があります。

さらに、もう実施しなくてもよくなったタスクが見つかるケースがあります。棚卸のたびに、このタスクは本当に必要なのかどうか考えましょう。

おわりに

タスク管理の基本についてご紹介しました。私が経験した中で、生産性が上がった経験があることを中心に書いています。

是非、気に入ったものがあれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。