はやとのブログ

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リモートワークを成功させるコツ

はじめに

パンデミック以降、リモートワークの普及が進み、わざわざ会社に出社せずとも仕事が完結する方も多くなったと思います。 また、会議も社内外問わずリモートが当たり前となりました。

リモートワークを成功させるコツについて述べていきたいと思います。

リモートワークを成功させるコツ

  1. コミュニケーション

  2. 生産性

  3. オン・オフの切り替え

  4. 運動不足

5.作業環境

1. コミュニケーション

チャットやメール。電話を中心としたコミュニケーションは、対面のコミュニケーションとは異なる気遣いが必要となります。 特にチャットは気軽に送ることができる反面、表情が見えないことから、うまくニュアンスが伝わらないことを意識すべきです。 緊急度や優先度を正しく伝えることで、相手に余計なストレスを与えることがなくなるでしょう。

雑談が減るというのも、チームワークに影響してきます。 リモート会議に少し早く入って雑談をすることをお勧めします。 また、自分がチームのリーダーシップをとるの場合、会議冒頭で雑談を入れやすくするための工夫をした方がよいでしょう。

リモート会議では、対面の会議よりも間の取り方をワンテンポ早くすることで、スムーズに進行することができます。

2. 生産性

自分の作業に没頭できる分、生産性が高くなるケースが多いでしょう。 一方、一人ではできない作業の場合、気軽に声をかけることができないため、 より一層、事前の段取りが重要です。

いつリモート会議で集まるのか、チャットのルールは、作業分担するための作業の分解粒度、 各メンバのスキル、どれくらい手が止まったら連絡するかなど、事前に決めておくことで、 チームの生産性に影響します。

ちょっと表情を見て、うまくいってなさそうだから声をかける、そういったこともできないため、 短時間の定例会議を設けて、うまくいっていない人の声を拾えるようにしましょう。

3. オン・オフの切り替え

自宅で作業をする場合、オン・オフの切り替えが大切です。

仕事に取り掛かる前にコーヒーを飲む、作業用の服装を決めておく、 決まった音楽を流しながら仕事をするなど、気持ちの切り替えができるよう工夫しましょう。

逆に、仕事が終われば、仕事用のパソコンやノートは開かないようにしましょう。 仕事を終わる前に、タスクの整理と明日やることリストを作ってパソコンを閉じれば、 明日の朝まで仕事の事を忘れて過ごしやすくなります。

4. 運動不足

通勤がなくなった分、ウォーキングを取り入れて、運動不足を解消しましょう。 仕事前もしくは仕事が終わった後、少しウォーキングをするだけで体調を整えることができます。

もちろん、週末などで運動の習慣がある方は特別何かをする必要はないでしょう。

5. 作業環境

デスクやイス、照明などにこだわり、お気に入りのものに囲まれて作業をすることで、生産性が高まります。 また、パソコンを長時間使用する場合、ディスプレイは生産性に直結します。

個人的には、キーボードやパームレストにこだわることで、肩こりや疲労が軽減します。

おわりに

リモートワークを成功させるコツを書いていきました。

是非、気に入ったものがあれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。

タスク管理の基本

はじめに

仕事もプライベートもタスク管理ができればより効率的に物事を進めることができます。 反対にタスク管理がおろそかになると、時間ばかりを使って、目標に到達することができません。 タスク管理の基本を押さえ、自分の生産性を上げる努力をしましょう。

タスク管理の基本

  1. タスクの集約

  2. タスクの分割

  3. タスクの整理

  4. タスクの実施

  5. タスクの棚卸

1. タスクの集約

todoリストをなるべく1か所に集めることです。 できれば、仕事用のtodoリストとプライベートのtodoリストも1つにまとめましょう。 仕事の予定を決める時についついプライベートのタスクをおろそかにしてしまいがちです。 プライベートも目標をもってタスク化することで、やりたいけどなかなかできないことに、手を付けることができます。

todoリストをどこで管理するかは、自分に合ったやり方を探しましょう。 また、同じ人でも、仕事の内容や役割、環境が変わってくると、最適な方法も変わってきます。 色々なやり方を試してみて、自分に合ったやり方を見つけることをお勧めします。

例としては以下のようなものがあります。

  • ノートに手書きで管理する

  • タスク管理用のアプリケーションやクラウドサービスを使う

  • Excelなど使い慣れているツールを使う

  • エディタ(メモ帳)を使う

ではなぜ、todoがバラバラになってしまうのでしょうか。 例えば、口頭で上司から指示を受けたとして、それはいったん手元のノートに書きこむことでしょう。 資料のレビュー中に、資料に対する指摘以外に、〇〇さんにこれを聞いておいて、等タスクが発生すると、ついつい手元の資料に書き込んでしまうでしょう。 メールで仕事の依頼があれば、いったん未読にしておいて、後日で対応することもあるでしょう。(もしくはtodoのようなフォルダへ移動する) チャットで依頼があれば、そのチャットツールでいったんマークを付けておいて、後日対応することもあるでしょう。 チケット管理ツールで依頼があれば、そのチケット管理ツール上で残タスクを確認するようになるでしょう。

このように、バラバラの場所でtodoを管理すると、そもそも漏れますし、優先度の判断を誤ってしまう可能性があります。 入口は様々ですが、自分のタスクはすべてここにある、という状態を作ることで、脳のリソースを記憶に使う必要がなくなり、生産性が上がります。

一番やってはいけないことは、todoリストを頭の中で管理することです。 これは、短期間でもよくありません。脳は、そのtodoを覚えておくためにリソースを使います。 自分で気づいていないだけで、生産性は確実に落ちていきます。

1か所に集める作業を終えると、さらに自分の脳の中にだけ存在するタスクがないか、もう一度洗い出してみましょう。 関連する資料などを眺め、マインドマップなどで大きなプロジェクトの作業を整理しなおすことで、 明確に見えていなかったタスクも見えてきます。

2. タスクの分割

目標や大きなタスクは、分割しましょう。 例えば、〇〇の資料を作る(2週間かかる)、という大きなタスクを管理するのではなく、 資料作成のための調査/1章の作成/中間レビュー/2章の作成/3章の作成・・・など、 できれば4時間以内くらいの粒度で分割していきましょう。 自分自身で、進捗が進んでいるのか、遅れているのか管理ができますし、 他の人とタスクを共有したり分担したりする際にも、スムーズに行うことができます。 この後出てくる、整理や棚卸にもつながってきます。

3. タスクの整理

todoを1か所にまとめ、分割を行ったら、以下の作業を行いましょう。

  • 内容を理解する

  • 所要時間を計算する 数分/1時間/2時間/4時間/8時間以上 等おおざっぱでいいです。

  • 重要度、優先度を決める

  • 期限を決める

  • 次のアクションを決める

  • 具体的にいつ実施するかを決める

いつ実施するか、については、先2週間くらいをめどに決めそれ以降のtodoは期限だけを決めましょう。 優先度だけでタスクの順番を決めないようにしましょう。 重要度の高いタスクの中でも、先にやっておいた方が自分や組織のためになることは多くあります。 タスクを整理している時は客観的にタスクを判断できるので、重要度の高いタスクをきちんと期日を定めておきましょう。

数分ででき、かつ今すぐにできるタスクは、整理のタイミングでやっていまうのも、タスクを片付けるコツです。

4. タスクの実施

タスクを整理したら、整理した内容に従って、日々タスクの実施を進めていきます。 この時、割り込みタスクが発生します。これは、1で定めたタスク管理ツールに必ず入れましょう。 この時点では、明らかに優先度が高いタスク(その日にやるとか)以外は、整理をしません。 割り込みタスクが発生するたびにタスクの整理をしていると、効率が悪くなってしまいます。 割り込みタスクの整理は後述の棚卸で実施します。

タスク実施の手順ですが、朝、3で整理したタスク管理から、その日にやるタスクだけを抜き出して、 その日のtodoリストを作ります。使用するツールにもよりますが、絞り込みなどうまく機能を使って、 なるべく関係がないものが目に入らないようにしましょう。 そして、今日それをやると決めたら、そのことに集中します。 今日やることを決める時に、3で決めた所要時間をもとに組み立てます。 普段の割り込みタスクや会議などの時間を考慮して、今日消化できそうなタスクの総量を計算します。

タスクを消化したら、消込を行います。 タスクが終わらなかった場合、翌日に繰り越します。

5. タスクの棚卸

一番重要なのが、タスクの棚卸です。 これをやらない人が非常に多いです。

かならず週1回、曜日と時間を決めて、棚卸をしましょう。 棚卸では、全てのタスクに目を通します。 基本的には、3の整理と同じことを行います。 初めに整理したタイミングと棚卸のタイミングでは、状況が変化しているので、 重要度や優先度、期日、次のアクションが変わってくることがあります。

また、毎週棚卸をしていると、なかなか進捗できないタスクが出てきます。 そういったタスクは、タスクの分割が足りていないか、次のアクションが誤っているケースが多いです。 次のアクションのハードルが高いものは、実行に移しやすいアクションに変えてあげる必要があります。

さらに、もう実施しなくてもよくなったタスクが見つかるケースがあります。 棚卸のたびに、このタスクは本当に必要なのかどうか考えましょう。

おわりに

タスク管理の基本についてご紹介しました。 私が経験した中で、生産性が上がった経験があることを中心に書いています。

是非、気に入ったものがあれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。

これから新社会人として働くために意識すべきこと

はじめに

この春から新社会人として働きはじめる方も多くいらっしゃると思います。 新入社員教育を何度か担当した経験を踏まえて、はじめに意識すべきことを書いていこうと思います。

これから新社会人として働くために意識すべきこと

  1. メモをとること

  2. PDCAサイクルを理解すること

  3. コミュニケーション、チームワーク

  4. 会社という組織を理解すること

  5. 前向きに取り組むこと

  6. 自己学習に取り組むこと

1. メモをとること

メモを取ることは大切です。 特に、社会人と学生では、単純に使う言葉が違います。 まずは会話ができるようにならなければいけません。

私がおすすめするやり方は、最初は、全ての会話をメモするやり方です。 わからない単語や会話は、その場で聞くことができればベストですが、できなければ後で調べましょう。

だんだんと、メモを取るべきポイントが見えてきます。 そうしてくれば、要点のみをメモとして書き留めておき、代わりに、 その時に自分が考えていたこと、感じたことをメモするようにしましょう。

人前でメモを取ることは、一見失礼なことをしているように感じるかもしれません。 しかし、あなたに対して話している人は、熱心にメモを取る姿を見て、 自分の話を一生懸命聞いてくれていると感じ、よりよい印象を与えることができるでしょう。

2. PDCAサイクルを理解すること

はじめはできないこと、わからないことだらけです。 そんな中でも、なるべく効率よく成長し、早く仕事を覚えるためには、 PDCAサイクルについて理解し、実践することが大切です。

特に、Planを立てることなく仕事に取り組むと、せっかくの成長のチャンスを非効率にしてしまいます。

また、報告書(日報や週報など)も、PDCAの観点を取り入れて書いていくことで、 読み手にわかりやすく、自分の成長を伝えることができます。

3. コミュニケーション、チームワーク

会社に入って行う仕事で、一人でできる仕事は、ほとんどないと思います。

コミュニケーション、チームワークを意識したふるまいをすることで、個人のパフォーマンスならびに周りのパフォーマンスの向上につながります。 嫌な人は必ずいますが、まずは前向きにコミュニケーションをとっていきましょう。

4. 会社という組織を理解すること

仕事をしていく中で、その会社特有の文化や慣習にはやくなれるようにしましょう。 部署やチームなど、自分が所属する組織それぞれの雰囲気ややり方、常識をとらえ、 また各組織が何を目的として動いているかを理解することで、自分の仕事のやりやすさにつながります。 自分の事ばかりではなく、周りを見て行動しましょう。

5. 前向きに取り組むこと

仕事には、失敗がつきものです。 前向きな姿勢を持ち、失敗しても次に同じ仕事をしたときに成功するよう、解決策を考えましょう。 特に新社会人は、失敗して当たり前と周りからも見られています。 失敗を恐れることなく、前向きにチャレンジし、多くの失敗を経験しましょう。

自信を持ち、積極的に取り組むことで、成長やキャリアアップにつながります。 また、上司からも、より成長につながる仕事を与えてもらうことができます。

6. 自己学習に取り組むこと

業務を通じて、新しい知識を取り入れましょう。 プライベートをどこまで自己学習に充てるかは、個人の価値観次第ですが、 移動中や寝る前、小さな隙間時間を活用して、業務中に疑問に思ったことや、 興味をもったことを自己学習するようにしましょう。

まったく自己学習が0の人と、毎日30分でも自己学習をしている人では、大きな差があります。

ただし、趣味や休息の時間を削ることはお勧めしません。

時間管理をしっかりし、自己学習の時間を作り出しましょう。

おわりに

  1. 自己学習に取り組むことをご紹介しました。

是非、気に入った点があれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。

若手ビジネスマンが考えるべき7つの事

はじめに

若手ビジネスマンが考えるべきことを7つ書き出します。 どれも、私自身の経験をもとに書いていきますので、読者のかかえる悩みが1つでも多く解決できればうれしいです。

若手ビジネスマンが考えるべき7つの事

  1. キャリアプラン

  2. 仕事とプライベートのバランス

  3. 社内のコミュニケーション

  4. 健康、ストレスマネジメント

  5. 社内での自己アピール

  6. スキルアップ

  7. 業務の負荷軽減

1. キャリアプラン

自分自身のキャリアプランを立てましょう。 漠然としていてもよいので、キャリアプランを立てている人と、まったく何も考えていない人では、 同じように業務を行っていても、成長のスピードが違います。

また、定期的にキャリアプランの振り返りや見直しを行うことで、自分自身の立ち位置を確認し、 漠然とした不安感を軽減することができます。 1度立てて終わりではなく、随時見直していきましょう。

これは、誰かと比較するものではありません。 自分自身との対話を通じて、見つけ出していきましょう。

上司や同僚に相談することも大切です。 相談できる間柄になれるよう、心配りをしていきましょう。

2. 仕事とプライベートのバランス

仕事に打ち込んでいると、プライベートがおろそかになってしまいます。 また、プライベートを優先するあまり、仕事で大切なチャンスを逃してしまうことももったいないです。

「バランスをとる」ということを意識して、自分自身が納得できる配分を考えましょう。

できる限り、仕事のスケジュール管理とプライベートのスケジュール管理を統一しましょう。 タスク管理も同様です。

仕事の予定を決める時に、仕事のスケジュールだけを考えて決めてしまうと、 プライベートで自分にとって大切な時間を犠牲にしてしまいます。

タスク管理では、仕事上の重要度・優先度と、プライベートの重要度・優先度を横並びで考えましょう。 仕事の方が常に優先になってしまうなど、後で振り返って、後悔することになりかねません。

3. 社内のコミュニケーション

社内でのコミュニケーションでは、まず社会人としてのコミュニケーションスキルを磨くことを意識しましょう。 特に、年代が異なる先輩や上司に対して、どういった価値観や考え方を持っているか、どういったコミュニケーションスタイルが適しているかを知ることは、 将来的に、例えば取引先などとのコミュニケーションでも有効なスキルを磨くことができます。

また、コミュニケーションを通じて、同僚や上司との信頼関係を構築することは、 仕事を円滑に進めることや自分自身の悩みを解決するための手助けをしてくれる可能性があります。

4. 健康、ストレスマネジメント

健康を損なうと、仕事のパフォーマンスに影響があります。 ストレスを抱えたまま仕事をすることで、パフォーマンスの低下やミスにつながります。

十分な食事と睡眠時間、適度な運動を生活に取り入れましょう。

マインドフルネス(瞑想)や、息抜き、同僚との会話などを通じて、ストレスを軽減する工夫を、日々の生活の中に取り入れましょう。 難しいですが、苦手な上司や同僚からは心理的に距離を置き、うまくかわしましょう。

5. 社内での自己アピール

自分の行った仕事の内容や、その中で果たした役割など、自己アピールをしましょう。 過度なアピールは周囲からの反感につながりますが、適切なアピールを行わなければ、自分の評価につながりません。 何をアピールするか、を考えると、自分が伸ばすべき長所や改善すべき短所も見えてきます。

6. スキルアップ

仕事を通じて、またプライベートの時間で自己研鑽を行うことで、継続的なスキルアップに取り組みましょう。 毎年、自分よりも若く、新しい知識を持った新社会人がやってきます。 ライバルに差をつけるために、何を学ぶべきか考え、新しい知識を吸収していきましょう。

個人的におすすめなのは、例えば動画視聴や読書などを通じて自己研鑽をしたとして、 そこで得た知識を積極的に仕事で使ってみることです。 実際に使ってみなければ、自分のスキルにつながらないことと、やってみて初めて分かること、 もっと別の分野の知識に興味がわいたりします。

逆に、勉強だけを行い、実際の業務で使ってみなければ、本当に自分のスキルとなっていないことがあります。

7. 業務の負荷軽減

業務負荷が高くなると、様々な弊害があります。

健康面はもとより、プライベートの時間が削られる、自己研鑽の時間が取れない、コミュニケーションがおろそかになる、等です。

業務負荷の軽減のためには、まずは生産性の向上を考えましょう。

生産性の向上のためには、スケジュール管理、タスク管理が重要です。

今日1日、あるいは今週1週間のスケジュール、タスクを丁寧に計画することで、割り込み作業にも臨機応変に対応でき、 作業中は目の前の作業に集中することができます。

また、自分のキャパシティを見極め、上司や先輩にきちんと共有することが重要です。 少しづつ、相談という形で、吐き出していくようにしましょう。 キャパシティギリギリになる前に、相談することで、対策をうちやすくなります。

おわりに

若手ビジネスマンが考えるべきことを7つご紹介しました。

是非、気に入った点があれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。

チームの中でリーダーシップを発揮するために必要な5つのこと

はじめに

ビジネスマンとして活躍するために必要な要素の一つとして、リーダーシップがあります。 リーダーとしてチームをまとめる立場の人はもちろん、メンバとして仕事をする上でも、リーダーシップをもって仕事に取り組むことはとても大切です。

今回は、チームの中でリーダーシップを発揮するために必要なことをご紹介します。

1.自分の主張や意見を明確にすること

リーダーシップを発揮するうえで、自分の主張や意見を明確にし、主張することはとっても大切です。 これが曖昧なままだと、他のチームメンバはどのようにふるまってよいかわかりません。

自分の主張や意見を明確にすることは、時に反対意見を持ったメンバと対立することになるでしょう。

しかし、反対意見を持ったメンバがいる、これを明確化できたことで、チームにより良い議論をもたらし、 チームを良い結果に導くことになるでしょう。

つまり、自分の主張や意見を明確にすることと、これを無理やり通すことは別だということです。

あくまでも、チームの進む方向を明確にし、健全な議論を行うために、自分の主張や立場を明確にするのです。

2.コミュニケーションスキル

チームメンバおよびチーム外のメンバ(社内の上司、他チームや他部署のメンバ、社外のメンバ、取引先など)と、 円滑なコミュニケーションをとることはリーダーシップをとるうえでとても重要です。

チームメンバとは、特に情報共有や適切な指示、説明、フィードバック、問題提起など、コミュニケーションにより、 チームのパフォーマンスを高めることができます。

チーム外のメンバとは、自分たちのチームの状況や成果を正しく伝えることで正しい評価を得ることができます。 また、問題や課題解決のために適切な交渉を行うことができます。

3.チームの進むべき方向を示す

チームの進むべき方向を示すことで、共通の目標に向かって、チームを動かすことができます。 目標を策定し、目標に向けたステップを明確化する、また日々のコミュニケーションの中で各メンバに役割を与え、動機付けを行う。 チームで大きな成果を上げるためには、チーム全体の進むべき方向を示すことが大切です。

4.仕組みづくり、改善

チーム運営を円滑に進めるための仕組みづくりや改善に取り組む必要があります。 仕組みづくりでは、主にスケジュールやタスクの共有、情報共有、課題共有のルールを定め、 またこれをメンバが無理なく守る方法を考えます。

改善では、メンバの小さな声を拾い上げ、または発言しやすい雰囲気をつくることで、 一度作ったルールの見直しや新しいルールの追加、不要なルールの廃止につなげます。

これはリーダに限らず、メンバとしてチームに貢献できるチャンスでもあります。

5.行動力

チームは何度も大きな問題や課題に直面します。 問題や課題を解決するためのスキルはいくつかあります。 正しい情報を集め、整理し、問題点や解決策を決定します。

その際に一番必要なスキルは行動力です。 チームとして、迅速な決断ができる行動力を持つことで、チームを成功に導くことができます。

おわりに

最後に、リーダーとして一番必要な心得があります。 それは、チームメンバを信頼し、個々の意見を尊重することです。

お互いに信頼し合える関係を築くことで、チームの問題点や課題をメンバ全員で解決し、 チーム全体のパフォーマンスの向上につなげることができます。

そのためには、チームメンバそれぞれが、どういった人間で、どういった背景や価値観、考え方を持つか観察し、 それを最大限尊重することが大切です。

会議を成功させる3つのコツ

はじめに

会議を成功させるために私が意識しているコツを書いていきます。

会議を成功させる3つのコツ

  1. 下準備で8割が決まる

  2. 会議の進め方

  3. 締めをきっちりやる

1. 下準備で8割が決まる

会議の出席者の確認

まずは会議の出席者を選定し、状況を把握しておくことが大切です。 わからないことは、必要に応じて各出席者と個別に会話するなどして、なるべく確認しておきます。

  • 必要な出席者、不要な出席者は誰か(どんな人か)

  • 誰がどこまで議題を理解しているか

  • 誰が決定権を持つか

会議の目的の確認と共有

ここがうまくいっていない会議では、時間ばかりが長引いて、肝心な議論ができない、もしくは決定すべきことが決定できないことになります。

  • 開催までの背景、経緯

  • 当日の会議の位置づけ、何をどこまで決めるか

  • 目的を出席者に事前に共有する、当日の資料に明記する

2. 会議の進め方

時間配分

下準備の段階で、どれくらいの時間配分とするかを決めておき、会議の冒頭で出席者全員の認識を合わせることができればベストです。

全員の納得感を得られるよう進行する

事前に各出席者の中で、意見を言いたい人を把握できていれば、よりスムーズに進行できるでしょう。

意見を言いたい人で、意見が言えない場合、会議が終わった後で、結論をひっくり返す可能性があります。

逆に、例えば上司の機嫌を損ねたくない、関係部署との調整さえできればよいなど、立場によっては、必ずしも意見を出してもらう必要がないケースもあります。

発言の順番をコントロールすべきかどうかを含めて、事前に作戦を考えておけば、事故が少なくて済むでしょう。

3.締めをきっちりやる

見える化

締めまでに、画面共有やホワイトボードなどで、これまでに出た意見や、決定事項を見える化しておけば、締めのタイミングでもう一度議論になることを防ぐことができるでしょう。

会議の最後に、以下の点がを見える化して、会議を締めます。

  • 会議の結論(目的に対して)

  • TODO、アクション事項 ※できれば、バイネームかつ期限まで合意できればよいでしょう

  • 次の会議開催日程

1回の会議ですべての議論が終わらない場合、今回の会議でどこまで議論するか、などが会議の目的として設定されます。 この場合、次の会議の開催日程も含めて、認識を合わせるようにしましょう。

おわりに

私が会議をリードする時に意識していることを書いてみました。

ただ何となく会議をリードするよりも、きちんと目的を達成できるように意識することで、周囲も含めた生産性が向上します。

是非、気に入った点があれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。