会議を成功させる３つのコツ

はじめに

会議を成功させるために私が意識しているコツを書いていきます。

まずは会議の出席者を選定し、状況を把握しておくことが大切です。わからないことは、必要に応じて各出席者と個別に会話するなどして、なるべく確認しておきます。

ここがうまくいっていない会議では、時間ばかりが長引いて、肝心な議論ができない、もしくは決定すべきことが決定できないことになります。

下準備の段階で、どれくらいの時間配分とするかを決めておき、会議の冒頭で出席者全員の認識を合わせることができればベストです。

事前に各出席者の中で、意見を言いたい人を把握できていれば、よりスムーズに進行できるでしょう。

意見を言いたい人で、意見が言えない場合、会議が終わった後で、結論をひっくり返す可能性があります。

逆に、例えば上司の機嫌を損ねたくない、関係部署との調整さえできればよいなど、立場によっては、必ずしも意見を出してもらう必要がないケースもあります。

発言の順番をコントロールすべきかどうかを含めて、事前に作戦を考えておけば、事故が少なくて済むでしょう。

締めまでに、画面共有やホワイトボードなどで、これまでに出た意見や、決定事項を見える化しておけば、締めのタイミングでもう一度議論になることを防ぐことができるでしょう。

会議の最後に、以下の点がを見える化して、会議を締めます。

１回の会議ですべての議論が終わらない場合、今回の会議でどこまで議論するか、などが会議の目的として設定されます。この場合、次の会議の開催日程も含めて、認識を合わせるようにしましょう。

私が会議をリードする時に意識していることを書いてみました。

ただ何となく会議をリードするよりも、きちんと目的を達成できるように意識することで、周囲も含めた生産性が向上します。

是非、気に入った点があれば、実践してみてください。

ご意見やご質問があれば、コメントやtwitterでお問い合わせください。